Memoria organizacional es donde se cura el modelo del mundo de su organización: sus documentos, las normas que obligan a sus agentes y las entidades de las que esas normas hablan. No la confunda con Memoria colectiva, que trata de personas y la construyen los agentes solos por consenso. Aquí nada rige hasta que una persona lo aprueba.
La pantalla tiene cuatro espacios, cada uno respondiendo a una pregunta que un curador se hace de verdad, y abre en Revisión. Cada espacio queda en la dirección, así que puede enlazarlo o compartirlo tal cual lo está viendo.
La cinta de proceso
Bajo el título, cinco casillas con sus recuentos —Orígenes, Documentos, Pasajes, Propuestas y Normas vigentes— en el orden en que ocurren; cada una lleva a su espacio. Propuestas se resalta cuando hay algo pendiente o en conflicto, y Normas vigentes indica qué porcentaje está verificado.
Aprobar una norma que no declara ámbito la hace obligatoria en toda la organización. Antes de aprobar, use Ver a qué afecta: dice cuántos documentos caen dentro, cuántas ejecuciones ya la recibieron y si el ámbito está vacío.
Entradas
¿De dónde viene lo que sabemos? Cinco secciones, ordenadas por una sola regla: subir no es publicar. El fichero se almacena, se extrae una vez y se le informa de lo extraído antes de que usted decida nada.
Subir documentación
Se lee el fichero y se le enseña qué ha entendido antes de publicar nada. Nada se indexa hasta que usted lo decide. Es el camino para lo que ya existía como documento: una política, un procedimiento, un contrato.
Pegar un texto
Para la nota o el procedimiento que nunca fue un fichero. A diferencia del anterior, se indexa al momento: no hay nada que extraer ni que revisar antes.
Orígenes conectados
De dónde viene la documentación y, sobre todo, quién puede verla. Un origen se prueba antes de confiar en él y se sincroniza cuando cambia lo que hay al otro lado.
Actividad de ingesta
Qué se ha traído, qué falló y por qué. Un trabajo fallido se reintenta desde aquí. Un trabajo encolado que nadie puede consultar no es una respuesta, y por eso esta sección existe en lugar de un indicador de progreso.
Biblioteca
Todo lo indexado, con su frescura y sus pasajes. De cualquier documento puede ver qué pasajes produjo, que es la forma de comprobar si un fichero aportó lo que usted creía.
Revisión
¿Qué está esperando mi juicio? Los conflictos van primero —dos normas que obligan en el mismo ámbito y dicen cosas distintas—, y debajo la bandeja con cuatro filtros y sus contadores: Normas, Entidades, Relaciones y Vocabulario. El filtro también queda en la dirección.
Las normas se agrupan por el documento que las produjo, así que ocho reglas sacadas de una misma política se revisan juntas y no salteadas entre otras veinte.
La nueva sustituye a la vigente son dos operaciones encadenadas: aprobar la propuesta y marcar la anterior como sustituida. Si la segunda falla, las dos obligan a la vez en el mismo ámbito. Tras resolver un conflicto así, compruebe en Normas vigentes que solo queda una.
Conocimiento
¿Qué sabe y qué obliga hoy? Cuatro vistas, cada una con su propia dirección.
Normas vigentes
Lo que obliga a sus agentes ahora mismo. Incluye Redactar norma, para lo que ningún documento dijo nunca: la regla que existe en la cabeza de alguien y no está escrita en ningún sitio del que se pueda extraer.
Vocabulario
Los ejes por los que se acota un ámbito, con sus valores y sus alias. Es lo que permite que una norma diga «solo para el turno de noche» y que eso signifique algo comprobable en lugar de una frase.
Modelo del mundo
Las entidades confirmadas, agrupadas por tipo: de qué cosas habla su organización y de cuáles ya se sabe que existen. Una norma que menciona una entidad que aquí no está es una norma que habla de algo que la memoria no reconoce.
Lo que leen tus agentes
El resumen que se inyecta en cada turno antes de que el agente responda. Es la vista más importante de esta pantalla y la que menos se mira: si algo no aparece aquí, sus agentes no lo saben, por muy aprobado que esté.
Confianza
¿Me puedo fiar de esto? Tres secciones que responden con evidencia y no con una media.
Probar una pregunta
Un sondeo: se lanza una pregunta como la haría una persona concreta y se ve qué sale. Sondear como otra persona queda registrado en la auditoría con la pregunta, la identidad usada y el número de resultados.
Conjunto dorado
Un caso no se escribe a mano: se parte de un sondeo, se marca qué debe salir y qué no, y se guarda. Las fugas se muestran antes que ninguna media, porque un conjunto con un 90 % de acierto y una fuga de algo confidencial no es un conjunto con buena nota.
Salud del corpus
Destapa tres cosas que nadie va a buscar por su cuenta: documentos sin ningún pasaje —casi siempre un PDF escaneado sin capa de texto—, documentos caducados, y normas que nadie ha recibido jamás.
Aquí nada se borra
Descartar una propuesta la deja registrada; retirar un documento invalida sus pasajes y sus normas en vez de eliminarlos; fusionar dos valores de vocabulario hace que uno resuelva al otro sin romper lo ya clasificado.
Quién puede hacer qué
Este espacio exige rol de editor de la organización; administrarla, o administrar la plataforma, lo cumple por jerarquía. Si el servicio no está desplegado, la pantalla lo explica y nombra su variable de dirección; el mismo mensaje aparece cuando falla la red, así que un despliegue caído y uno inexistente se ven igual.