Organigrama es donde se diseña la estructura de su organización: las áreas y sus subáreas, quién dirige cada una y quién atiende sus consultas, qué puestos tiene, qué agentes y qué personas trabajan en ella y dónde falta ayuda. Está en el apartado Organización del menú de Administración; antes era una pestaña de la pantalla «Organización».
Lo que se declara aquí es lo que el resto de la plataforma lee: el organigrama de lectura que ve todo el equipo, el área que aparece en la ficha de cada persona en Personas y lo que cada agente recibe sobre dónde trabaja.
Empezar desde cero
Una organización empieza sin áreas: pertenecen a su vocabulario y la plataforma no trae ninguna. Con el organigrama vacío, la pantalla ofrece tres caminos:
- Describir la organización abre el asistente (ver más abajo). Es el camino principal.
- o partir de lo que ya está escrito aparece si hay personas que tenían un área escrita en su ficha de antes. Abre Colocar a quien tenía un área escrita, donde cada valor escrito se crea como área, se marca como sinónimo de una que ya existe, se descarta o se deja para más tarde. Las variantes de escritura del mismo nombre se agrupan solas; unir nombres distintos que significan lo mismo lo decide usted.
- o crear un área a mano.
El asistente
Asistente (o Describir la organización) le pide que cuente cómo se organiza la empresa: qué áreas hay, de quién cuelga cada una y qué hace. De ahí salen propuestas de áreas, de su jerarquía y de su descripción. El asistente no escribe nada: enseña la lista de cambios propuestos, cada uno con su porqué y su casilla, y nada existe hasta que usted pulsa Aceptar con los que quiera. Reescribir vuelve a la descripción y Cerrar sin aplicar descarta la propuesta. Lo que no se pudo proponer —un área que ya existía, un padre que no aparece— se dice en vez de callarse.
El árbol y el diagrama
El conmutador Árbol | Diagrama cambia entre dos vistas del mismo organigrama.
En Árbol, la columna de la izquierda lista las áreas a cualquier profundidad. Cada área lleva dos recuentos de su rama, personas · agentes, y un punto ámbar cuando hay personas y ningún agente que les ayude. Añadir área crea una en la raíz. Si alguna área ha quedado sin un padre válido, aparece aparte bajo Sin padre.
En Diagrama, el organigrama se dibuja entero y Copiar como Mermaid lo copia como texto para pegarlo en un documento. Por encima de 120 áreas el diagrama deja de ser legible y la pantalla le propone Verlo como árbol.
Si no se puede leer a las personas o a los agentes, sus recuentos aparecen como «—», no como cero, y un aviso dice qué falta con un botón Reintentar. Un cero ahí inventaría un hueco que quizá no existe. Si la organización tiene más personas de las que la plataforma lee de una vez, otro aviso advierte de que los recuentos de personas y las áreas que aparecen vacías no son fiables.
La página de un área
Al elegir un área, a la derecha aparece su página. El área elegida queda en la dirección de la página, así que se puede enlazar y no se pierde al recargar.
Arriba, el camino de áreas de encima —cada una lleva a su página—, el nombre, una etiqueta propuesta si todavía no está aprobada y sin nombre si aún no tiene un nombre para mostrar. A la derecha, lo que se le hace al área:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Editar | Cambia el nombre, de qué área depende (Depende de) o añade un sinónimo. |
| Subárea | Crea un área nueva dentro de ésta. |
| Fusionar | Saca el área del organigrama reenviando a otra todo lo que la nombraba. |
Debajo, una franja con tres datos: Dirección (quién la dirige), Mostrador (quién atiende sus consultas), cada uno con su Cambiar, y cuántas personas y agentes hay en el área y en toda su rama. Si en la rama trabajan personas y ningún agente les ayuda, una línea ámbar lo dice con un enlace a Adscribir agentes.
El resto está en pestañas: Resumen, Personas, Agentes, Puestos y Subáreas, cada una con su número.
Renombrar, mover y fusionar
Al crear un área, la pantalla le enseña la clave con la que se guardará. Esa clave es la que referencian personas, agentes y normas, y no cambia al renombrar, así que renombrar es seguro. Mover un área a otro padre sí arrastra consecuencias, y el diálogo enseña qué arrastra antes de dejarle guardar.
Un área no se borra: sale del organigrama fusionándose en otra. El diálogo comprueba antes qué depende de ella —documentos, normas y subáreas— y no deja confirmar hasta tenerlo. Al fusionar, las normas siguen obligando bajo el destino, los documentos y los agentes adscritos resuelven al destino y el nombre del área queda como sinónimo suyo.
Las personas de la rama fusionada no se recolocan solas: el diálogo le dice cuántas son, y hay que reasignarlas a mano.
Quién dirige y quién atiende
Son dos hechos distintos sobre dos personas que a menudo no son la misma: dirigir un área y saber cómo se hacen las cosas en ella.
- Dirección: si el área no declara a nadie, hereda la jefatura del área de arriba, y la página lo indica. Declarar a alguien aquí hace que deje de seguir a la de arriba.
- Mostrador: puede declarar a varias personas o agentes. Si nadie atiende en esta área ni en las de encima, las consultas caen en quien la dirige, y la página lo advierte para que declare a quien de verdad sepa responder.
Si quien estaba declarado ya no está en la organización, la página lo dice en vez de mostrar un hueco.
Resumen
Dos paneles: Qué hace esta área y Qué rige aquí.
Qué hace esta área es una descripción breve, en sus palabras. Es lo que un agente responderá cuando le pregunten por ella, así que no ponga nombres, correos ni teléfonos: quién es quién lo responde el directorio de personas. Se lee como texto; Editar (o Escribirla, si aún no tiene) abre el cuadro, donde elige quién la ve —Toda la organización o Solo dirección— antes de Guardar. Vaciar el texto y guardar la borra.
Qué rige aquí son las normas que obligan en el área, en tres grupos desplegables con su número: las propias del área (abierto), las heredadas de las áreas de encima y las de toda la organización. Aquí solo se leen: las heredadas se cambian en el área que las declara, y todas se publican y se editan en Memoria organizacional.
Personas
Una tabla con quién trabaja en el área, su cargo y su correo. Asignar personas coloca personas en el área: cada persona trabaja en una, así que asignarla aquí la saca de la que tuviera. Quitar, tras confirmarlo, la deja sin área: sigue en la organización y se puede volver a asignar.
Agentes
Una tabla con los agentes adscritos, su puesto y a quién escalan. Adscribir agentes coloca agentes en el área: solo se pueden adscribir agentes publicados, los mismos que se ven en Agentes, y puede elegir varios a la vez. Un agente ocupa un área, no varias: adscribir aquí uno que ya estaba en otra lo mueve. Con un solo agente elegido puede asignarle un puesto del área y, si debe escalar a alguien distinto de quien dirige el área, a quién escala; esa excepción gana sobre el organigrama.
Quitar, tras confirmarlo, saca a un agente del organigrama. Ver lo que reciben sobre el organigrama enseña, para cada agente adscrito, el texto literal que recibe al empezar cada turno sobre dónde trabaja.
Puestos
Un puesto agrupa a los agentes del área que hacen lo mismo y lleva su ficha: nombre, misión y responsabilidades. El agente que lo ocupa la lee cuando necesita saber qué se espera de él, y con el nombre del puesto se presenta y firma sus correos. Las personas no ocupan puestos: el suyo es el texto de su ficha.
La tabla dice de cada puesto su misión, quién lo ocupa (o vacante), cuántas responsabilidades y normas propias tiene, y si su ficha está vacía o archivado. La flecha de cada fila despliega la ficha entera. Ficha la abre para editarla —con sus Normas propias, Archivar o Restaurar e Historial— y Nuevo puesto crea uno. La flecha de la derecha lo abre en Puestos, donde también se adscriben agentes al puesto, y Todos los puestos abre esa pantalla filtrada por el área.
Ningún puesto otorga permisos. Lo que un agente puede hacer sigue en su política de autonomía y en sus límites de crédito, se llame como se llame su puesto.
Subáreas
Las áreas que cuelgan de ésta, con las personas y los agentes de su rama y una etiqueta hueco cuando tiene personas y ningún agente. Pulsar una abre su página; Nueva subárea crea otra.
Áreas propuestas
Cuando alguien propone un área que todavía no existe —por ejemplo, al redactar una norma—, aparece bajo el árbol en Áreas propuestas. Elija de qué área cuelga y pulse Crear área, o Descartar. Descartar no la borra: la deja registrada como rechazada.
Fuera del organigrama
Al pie, la pantalla dice cuántas personas y cuántos agentes no están en ningún área. Si alguna de esas personas tenía un área escrita en su ficha de antes, se ofrece Colocar lo que tenían escrito; con un área elegida, Asignarlas a esa área.
Quién puede hacer qué
Es una pantalla de quien administra la organización. Las fichas de los puestos las crea y edita además quien edita el conocimiento. Las escrituras las autoriza el servidor de cada pieza en cada llamada.